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檔案管理制度

發布時間:2016-08-31 20:53???? 文章來源:未知???? 閱讀次數:

為加強公司檔案管理工作,確?,F有檔案齊全、完整、準確、安全,更好地為各項工作服務,根據《檔案法》及有關檔案工作條例,制定以下檔案管理制度:

一、總體原則
1、凡工作中形成的各種載體、各種類別的資料,一律交公司檔案室歸檔,由綜合部統一管理,任何部門或個人不得私自保存。
2、檔案保管做到“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”八防措施,確保檔案的齊全完整。
3、嚴格檔案保密制度,防止秘級檔案丟失與泄漏。
4、提供檔案要嚴格遵守崗位責任制,認真履行工作職責。

二、具體流程
(一)收文處理
1、上級下發和平行單位發來的文件(包括會議帶回來的文件)由綜合部簽收、拆封、分類、登記,并填寫資料審批單,呈公司領導批示,并按批示分別送交承辦部門傳閱,文件辦理結束后由綜合部及時存檔。
2、凡本公司外出開會人員帶回來的文件及有價值的資料,應及時交綜合部登記存檔,按文件要求進行傳閱,不得個人保存。
3、有承辦要求的文件,承辦部門要盡快辦理,并在文件批閱處理單上注明辦理結果,并簽署承辦人姓名和日期。

(二)發文處理
1、發文包括擬稿、核校、簽發、編號、登記、分發、歸檔等程序。
2、凡屬專業性的工作,并以公司名義行文的由具體部門負責起草,經綜合部把關后,呈公司領導簽發。
3、文件存檔時必須同底稿一起交綜合部。

(三)檔案資料借閱
1、本公司員工因工作需要,可查閱與自己業務有關的檔案資料。
2、本公司員工在接(收)到與本公司有關文件材料后,須交綜合部先登記存檔,后傳閱或借閱。
3、嚴格檔案借閱制度,本公司員工需做好相關登記手續,涉密檔案需請示公司領導并經得同意后方可借閱;其他單位或個人需借閱檔案的,一律需經得公司領導同意后方可辦理借閱手續。
4、所有檔案借閱原則上不得超過7個工作日,因特殊情況確要續借的,需攜帶具體檔案到綜合部進行重新登記。管理人員應對借出檔案進行提前催收,對已歸檔的檔案應及時歸位。
5、借閱者應自覺愛護檔案,不得拆毀、調換、抽取檔案,不得在檔案資料上添字、批注、涂改、勾劃、裁剪和折疊。對于違反本規定,造成檔案損毀、遺失的行為,將視情節輕重,追究相應責任。

 


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